MS Excel की विशेषताएं क्या है?

 

MS Excel

MS Excel का पूरा नाम Microsoft Excel है ये एक तरह की Spread Sheet बनाने का Program है, जो आंकडों को मैनेज करने की सुविधा टेबल के रूप में Open, Create, Edit, Formatting, Calculate, Share एवं Print आदि करने की सुविधा देती है.

ये एप्लीकेशन बहुत काम का है और आप अभी तक इसके बारे में नहीं जानते तो आपको जल्दी ही इसे सीख लेना चाहिए ताकि आपको भविष्य में कभी भी इसे लेकर कोई समस्या का सामना न करना पड़े.

MS Excel की विशेषताएं – MS Excel ke features

अब हम आपको उन खास विशेषताओं के बारे में बताएंगे जो इस एप्लीकेशन की सबसे मुख्य बात है.

किसी भी ऑफिस में आप चले जाएं उस पर काम करने वाले लोगों को पता होता है कि इस एप्लीकेशन में मुख्य कौन से स्पीच अर्थ है जिसका इस्तेमाल सबसे ज्यादा किया जाता है

1. Pivot Tables

PivotTables बड़ी मात्रा में एक्सेल डेटा को एक डेटाबेस से summarize करता है जो formatted होता है जहां पहली row में Heading होते हैं और दूसरी row में Categories या Values होते हैं.

जिस तरह से डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत किया गया है वह flexible है लेकिन आमतौर पर Pivot Tables में कुछ या सभी Categories के Values शामिल होंगे.

यदि आप Pivot Table बनाने में नए हैं, तो Excel 2013 आपके डेटा का analysis कर सकता है और आपके लिए Pivot Table की recommend कर सकता है.

एक बार जब आप Pivot Tables के साथ comfortable हो जाते हैं तो आप स्क्रैच से शुरू कर सकते हैं और अपना खुद का बना सकते हैं.

Pivot Table बनाने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके डेटा में कॉलम हेडिंग या टेबल हेडर हैं और कोई blank rows नहीं हैं. सेल या टेबल की रेंज में किसी भी सेल पर क्लिक करें.

INSERT> Tables> Recommended Pivot Tables

लॉन्च किए गए Recommended Pivot Tables dialogue box में, preview प्राप्त करने के लिए किसी भी Pivot तालिका लेआउट पर क्लिक करें, फिर वह चुनें जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है और ठीक पर क्लिक करें.

Excel आपके डेटा के लिए अनुशंसित Pivot Table का चयन प्रदान करेगा. Excel फिर Pivot Table को नई वर्कशीट पर रखता है और फ़ील्ड सूची दिखाता है ताकि आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार डेटा को rearrange कर सकें.

फिर से, सुनिश्चित करें कि आपके डेटा में कॉलम हेडिंग या टेबल हेडर हैं और कोई blank row नहीं हैं.

2. Conditional Formatting

Conditional formatting, जैसा कि इसके नाम से पता चलता है, सेल की content पर निर्भर सेल के format को बदल देता है, या cells की एक range, या workbook में किसी अन्य cell या cell को बदल देता है.

Conditional formatting उपयोगकर्ताओं को स्प्रेडशीट के महत्वपूर्ण पहलुओं पर तेज़ी से ध्यान केंद्रित करने या errors को highlight करने और डेटा में महत्वपूर्ण पैटर्न की पहचान करने में मदद करता है.

Conditional format basic font और cell formatting जैसे number format, font color and other font attributes, cell borders, and cell fill color लागू कर सकते हैं.

इसके अलावा, graphical conditional formats की एक range है जो icon sets, colour scales, or data bars का उपयोग करके डेटा को देखने में मदद करता है.

आपके द्वारा सेट की गई स्थिति या किसी श्रेणी में cell के values मानों की तुलना करके Excel उत्पन्न करने वाली स्थिति के आधार पर चुने हुए conditional format को एक cell पर लागू किया जाता है.

इसलिए, उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के वेतन की एक सूची में, एक conditional format को एक निश्चित राशि से अधिक किसी भी वेतन पर लागू किया जा सकता है, कोई भी कर्मचारी जो किसी विशिष्ट तिथि से पहले, या किसी विशिष्ट नाम वाले किसी भी कर्मचारी में शामिल हो जाता है.

Graphical conditional formats वेतन के कॉलम पर लागू होंगे और डिफ़ॉल्ट रूप से, सूची में highest और lowest values के विश्लेषण पर आधारित होंगे, लेकिन आवश्यकता पड़ने पर इसे ओवरराइड किया जा सकता है.

Conditional formats बहुत ही सरलता से और जल्दी से केवल कुछ cells को हाइलाइट करने के लिए लागू किया जा सकता है या बहुत अधिक जटिल और imaginative तरीके से मूल्यों को रेखांकन दिखाने या एक स्प्रेडशीट के formatting को automate करने के लिए उपयोग किया जा सकता है.

3. Sorting and Filtering

एक्सेल स्प्रेडशीट हमें बड़ी मात्रा में डेटा की समझने में मदद करते हैं.

आपको जो भी चाहिए उसे ढूंढना आसान बनाने के लिए, आप डेटा को फिर से व्यवस्थित कर सकते हैं या एक्सेल के भीतर आपके द्वारा निर्धारित मापदंडों के आधार पर, बस आपको आवश्यक डेटा को चुन सकते हैं.

आपके डेटा को सॉर्ट (Sorting and filtering) करने और फ़िल्टर करने से आपका समय बचेगा और आपकी स्प्रैडशीट अधिक प्रभावी होगी.

मान लें कि आपके पास dates, ages, names, cities, और अधिक सहित सैकड़ों रिकॉर्ड की सूची है. आप एक्सेल की सॉर्ट और फ़िल्टर सुविधाओं का उपयोग करके अपनी आवश्यकताओं के अनुसार डेटा को जल्दी से व्यवस्थित कर सकते हैं.

जब आप किसी worksheet में जानकारी सॉर्ट करते हैं, तो आप डेटा को जल्दी से व्यवस्थित कर सकते हैं और मूल्यों को जल्दी से पा सकते हैं.

आप संपूर्ण worksheet या एक range या table of data को सॉर्ट कर सकते हैं.Sorting एक या एक से अधिक columns द्वारा की जा सकती है.

मान लीजिए कि आप एक शिक्षक हैं और आपकी कक्षा ने हाल ही में एक परीक्षण पर निम्नलिखित स्कोर किया है.

आप पहले नाम (alphabetically), दूसरे नाम (alphabetically) या परीक्षण स्कोर(numerically) को sort सकते थे. इनमें से किसी भी मामले में, आप चाहते हैं कि entire row एक साथ चले, इसलिए Jane Smith Jane Mawer नहीं बनेंगे.   

4. Basic Math

किसी भी एक्सेल स्प्रेडशीट के डेटा के भीतर जो नंबर मुद्दे को ही मुख्य होते हैं. उन संख्याओं में हेरफेर करने के लिए बुनियादी गणित कार्यों का उपयोग करना उन विशेषताओं में से एक है जो एक्सेल को इतना शक्तिशाली बनाता है.

साधारण गणना को एक्सेल में formula bar में दर्ज किया जा सकता है, जैसा कि उन्हें कागज पर लिखा जाएगा. Excel के सभी फ़ार्मुलों की तरह, = चिन्ह के साथ गणना शुरू करें.

आप उस गणना को टाइप कर सकते हैं जिसे आप सीधे सेल या फॉर्मूला बार में प्रदर्शित करना चाहते हैं और जब आप Enter दबाते हैं तो जवाब सेल में दिखाई देगा.

एक अन्य विकल्प कई cells का उपयोग फ़ार्मुलों के निर्माण के लिए है, जैसा कि हम यहाँ देखते हैं (जहाँ सेल A1 (या 87) + सेल A2 (या 16) सेल A3 (या 103) के बराबर है).

basic mathematical operations करने के लिए जोड़, घटाव, गुणा या भाग जैसे बुनियादी गणितीय कार्य करने के लिए, हम निम्नलिखित अंकगणितीय ऑपरेटरों का उपयोग करते हैं:

+ (प्लस साइन) इसके अलावा

– घटाव के लिए (ऋण चिह्न)

गुणा के लिए * (तारांकन)

/ (फॉरवर्ड स्लैश) विभाजन के लिए

एक्सेल की व्याख्या = (बराबरी) संकेत के रूप में एक गणना का प्रदर्शन किया जाना है और बाएं से दाएं indicate किए गए ऑपरेटरों के अनुसार गणना करना है.

5. Mixed Type Charts

Mixed type or combo (combination) charts, चार्ट की दो styles को जोड़ती है, जैसे कि एक्सेल का कॉलम चार्ट और लाइन चार्ट.

यह प्रारूप दो अलग-अलग प्रकार की जानकारी या मानों की एक श्रृंखला प्रदर्शित करने के लिए मददगार हो सकता है जो बहुत भिन्न होता है.

उदाहरण के लिए, हम जून और दिसंबर के बीच बेचे जाने वाले घरों की संख्या और महीने के औसत बिक्री मूल्य की पहचान करना आसान बनाने के लिए एक लाइन चार्ट का उपयोग कर सकते हैं.

इस चार्ट को बनाने के लिए, सभी डेटा को हाइलाइट करें और INSERT रिबन टैब के चार्ट समूह में सम्मिलित कॉम्बो चार्ट विकल्प चुनें.

MS Excel में कितनी सीट होती है?

एम एस एक्सेल में डिफ़ॉल्ट रूप से, इसके लगभग सभी वर्जन में नए वर्क बुक में तीन शीट होती हैं.

हालांकि यूजर अपनी इच्छा के अनुसार इससे बड़ा सकते हैं. जो डिफॉल्ट तौर पर इसमें वर्कशीट होते हैं उनके नाम Sheet1, Sheet2, और Sheet3 होता है.

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