MS Excel की विशेषताएं – MS Excel ke features
अब हम आपको उन खास विशेषताओं के बारे में बताएंगे जो इस एप्लीकेशन की सबसे मुख्य बात हैं।
किसी भी ऑफिस में आप चले जाएं उस पर काम करने वाले लोगों को पता होता है कि इस एप्लीकेशन में मुख्य कौन से स्पीच अर्थ है जिसका इस्तेमाल सबसे ज्यादा किया जाता है
1. Pivot Tables
PivotTables बड़ी मात्रा में एक्सेल डेटा को एक डेटाबेस से summarize करता है जो formatted होता है जहां पहली row में Heading होते हैं और दूसरी row में Categories या Values होते हैं.
जिस तरह से डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत किया गया है वह flexible है लेकिन आमतौर पर Pivot Tables में कुछ या सभी Categories के Values शामिल होंगे.
यदि आप Pivot Table बनाने में नए हैं, तो Excel 2013 आपके डेटा का analysis कर सकता है और आपके लिए Pivot Table की recommend कर सकता है.
एक बार जब आप Pivot Tables के साथ comfortable हो जाते हैं तो आप स्क्रैच से शुरू कर सकते हैं और अपना खुद का बना सकते हैं.
Pivot Table बनाने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके डेटा में कॉलम हेडिंग या टेबल हेडर हैं और कोई blank rows नहीं हैं. सेल या टेबल की रेंज में किसी भी सेल पर क्लिक करें.
INSERT> Tables> Recommended Pivot Tables
लॉन्च किए गए Recommended Pivot Tables dialogue box में, preview प्राप्त करने के लिए किसी भी Pivot तालिका लेआउट पर क्लिक करें, फिर वह चुनें जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है और ठीक पर क्लिक करें.
Excel आपके डेटा के लिए अनुशंसित Pivot Table का चयन प्रदान करेगा. Excel फिर Pivot Table को नई वर्कशीट पर रखता है और फ़ील्ड सूची दिखाता है ताकि आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार डेटा को rearrange कर सकें.
फिर से, सुनिश्चित करें कि आपके डेटा में कॉलम हेडिंग या टेबल हेडर हैं और कोई blank row नहीं हैं.
2. Conditional Formatting
Conditional formatting, जैसा कि इसके नाम से पता चलता है, सेल की content पर निर्भर सेल के format को बदल देता है, या cells की एक range, या workbook में किसी अन्य cell या cell को बदल देता है.
Conditional formatting उपयोगकर्ताओं को स्प्रेडशीट के महत्वपूर्ण पहलुओं पर तेज़ी से ध्यान केंद्रित करने या errors को highlight करने और डेटा में महत्वपूर्ण पैटर्न की पहचान करने में मदद करता है.
Conditional format basic font और cell formatting जैसे number format, font color and other font attributes, cell borders, and cell fill color लागू कर सकते हैं.
इसके अलावा, graphical conditional formats की एक range है जो icon sets, colour scales, or data bars का उपयोग करके डेटा को देखने में मदद करता है.
आपके द्वारा सेट की गई स्थिति या किसी श्रेणी में cell के values मानों की तुलना करके Excel उत्पन्न करने वाली स्थिति के आधार पर चुने हुए conditional format को एक cell पर लागू किया जाता है.
इसलिए, उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के वेतन की एक सूची में, एक conditional format को एक निश्चित राशि से अधिक किसी भी वेतन पर लागू किया जा सकता है, कोई भी कर्मचारी जो किसी विशिष्ट तिथि से पहले, या किसी विशिष्ट नाम वाले किसी भी कर्मचारी में शामिल हो जाता है.
Graphical conditional formats वेतन के कॉलम पर लागू होंगे और डिफ़ॉल्ट रूप से, सूची में highest और lowest values के विश्लेषण पर आधारित होंगे, लेकिन आवश्यकता पड़ने पर इसे ओवरराइड किया जा सकता है.
Conditional formats बहुत ही सरलता से और जल्दी से केवल कुछ cells को हाइलाइट करने के लिए लागू किया जा सकता है या बहुत अधिक जटिल और imaginative तरीके से मूल्यों को रेखांकन दिखाने या एक स्प्रेडशीट के formatting को automate करने के लिए उपयोग किया जा सकता है.
3. Sorting and Filtering
एक्सेल स्प्रेडशीट हमें बड़ी मात्रा में डेटा की समझने में मदद करते हैं.
आपको जो भी चाहिए उसे ढूंढना आसान बनाने के लिए, आप डेटा को फिर से व्यवस्थित कर सकते हैं या एक्सेल के भीतर आपके द्वारा निर्धारित मापदंडों के आधार पर, बस आपको आवश्यक डेटा को चुन सकते हैं.
आपके डेटा को सॉर्ट (Sorting and filtering) करने और फ़िल्टर करने से आपका समय बचेगा और आपकी स्प्रैडशीट अधिक प्रभावी होगी.
मान लें कि आपके पास dates, ages, names, cities, और अधिक सहित सैकड़ों रिकॉर्ड की सूची है. आप एक्सेल की सॉर्ट और फ़िल्टर सुविधाओं का उपयोग करके अपनी आवश्यकताओं के अनुसार डेटा को जल्दी से व्यवस्थित कर सकते हैं.
जब आप किसी worksheet में जानकारी सॉर्ट करते हैं, तो आप डेटा को जल्दी से व्यवस्थित कर सकते हैं और मूल्यों को जल्दी से पा सकते हैं.
आप संपूर्ण worksheet या एक range या table of data को सॉर्ट कर सकते हैं.Sorting एक या एक से अधिक columns द्वारा की जा सकती है.
मान लीजिए कि आप एक शिक्षक हैं और आपकी कक्षा ने हाल ही में एक परीक्षण पर निम्नलिखित स्कोर किया है.
आप पहले नाम (alphabetically), दूसरे नाम (alphabetically) या परीक्षण स्कोर(numerically) को sort सकते थे. इनमें से किसी भी मामले में, आप चाहते हैं कि entire row एक साथ चले, इसलिए Jane Smith Jane Mawer नहीं बनेंगे.
4. Basic Math
किसी भी एक्सेल स्प्रेडशीट के डेटा के भीतर जो नंबर मुद्दे को ही मुख्य होते हैं. उन संख्याओं में हेरफेर करने के लिए बुनियादी गणित कार्यों का उपयोग करना उन विशेषताओं में से एक है जो एक्सेल को इतना शक्तिशाली बनाता है.
साधारण गणना को एक्सेल में formula bar में दर्ज किया जा सकता है, जैसा कि उन्हें कागज पर लिखा जाएगा. Excel के सभी फ़ार्मुलों की तरह, = चिन्ह के साथ गणना शुरू करें.
आप उस गणना को टाइप कर सकते हैं जिसे आप सीधे सेल या फॉर्मूला बार में प्रदर्शित करना चाहते हैं और जब आप Enter दबाते हैं तो जवाब सेल में दिखाई देगा.
एक अन्य विकल्प कई cells का उपयोग फ़ार्मुलों के निर्माण के लिए है, जैसा कि हम यहाँ देखते हैं (जहाँ सेल A1 (या 87) + सेल A2 (या 16) सेल A3 (या 103) के बराबर है).
basic mathematical operations करने के लिए जोड़, घटाव, गुणा या भाग जैसे बुनियादी गणितीय कार्य करने के लिए, हम निम्नलिखित अंकगणितीय ऑपरेटरों का उपयोग करते हैं:
+ (प्लस साइन) इसके अलावा
– घटाव के लिए (ऋण चिह्न)
गुणा के लिए * (तारांकन)
/ (फॉरवर्ड स्लैश) विभाजन के लिए
एक्सेल की व्याख्या = (बराबरी) संकेत के रूप में एक गणना का प्रदर्शन किया जाना है और बाएं से दाएं indicate किए गए ऑपरेटरों के अनुसार गणना करना है.
5. Mixed Type Charts
Mixed type or combo (combination) charts, चार्ट की दो styles को जोड़ती है, जैसे कि एक्सेल का कॉलम चार्ट और लाइन चार्ट.
यह प्रारूप दो अलग-अलग प्रकार की जानकारी या मानों की एक श्रृंखला प्रदर्शित करने के लिए मददगार हो सकता है जो बहुत भिन्न होता है.
उदाहरण के लिए, हम जून और दिसंबर के बीच बेचे जाने वाले घरों की संख्या और महीने के औसत बिक्री मूल्य की पहचान करना आसान बनाने के लिए एक लाइन चार्ट का उपयोग कर सकते हैं.
इस चार्ट को बनाने के लिए, सभी डेटा को हाइलाइट करें और INSERT रिबन टैब के चार्ट समूह में सम्मिलित कॉम्बो चार्ट विकल्प चुनें.
MS Excel में कितनी सीट होती है?
एम एस एक्सेल में डिफ़ॉल्ट रूप से, इसके लगभग सभी वर्जन में नए वर्क बुक में तीन शीट होती हैं.
हालांकि यूजर अपनी इच्छा के अनुसार इससे बड़ा सकते हैं. जो डिफॉल्ट तौर पर इसमें वर्कशीट होते हैं उनके नाम Sheet1, Sheet2, और Sheet3 होता है.
MS Excel के लाभ
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के नाम से हम सभी वाक़िफ़ होते हैं और इसका प्रयोग कैसे करते हैं यह भी लगभग लोगों को मालूम होता ही है.
यह एक बहुत ही साधारण सा सॉफ्टवेयर है जिसका इस्तेमाल करना छात्र सीखते हैं और दूसरे प्रोफेशनल कामों के लिए किया जाता है.
जो सीखने के शुरुआती चरण में होते हैं उन्हें इसके बेसिक विशेषताओं के बारे में जानकारी लेनी जरूरी होती है. इसके बाद ही वे इसके एडवांस फीचर का इस्तेमाल कर पाते हैं.
इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करने के लिए इसमें प्रयोग होने वाले फार्मूला को समझना काफी महत्वपूर्ण होता है. जब इन सभी फार्मूला को आसानी से इस्तेमाल कर पाते हैं तो इसके कई लाभ हैं जिसके बारे में हम यहां पर बात करने जा रहे हैं.
1. आसान डाटा एंट्री और ऑपरेशन
इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करने की एक सबसे बड़ी उपलब्धता यह है कि इसमें डाटा एंट्री करना बहुत ही आसान है. जहां तक बात करें दूसरे डाटा एंट्री करने वाले टूल की उसके मुकाबले इसमें कई अनोखे फीचर मिलते हैं जैसे रिबन इंटरफ़ेस कमांड के सेट जिससे कई प्रकार के ऑपरेशन को आसानी से कर सकते हैं.
इसमें रिबन के अंतर्गत कई टैब होते हैं जिसमें काफी सारे कमांड के ग्रुप और उनके बटन भी दिए हुए होते हैं. आप इन कमांड को डायरेक्ट बटन से क्लिक करके सिलेक्ट करके अपने काम को पूरा कर सकते हैं जो कि काफी आसान होता है
2. शुद्ध तुलनात्मक और अवलोकन ऑप्शन
जब डाटा की बहुत बड़ी संख्या हमारे पास होती है और इनका हमें एनालिसिस और कंपैरिजन करना होता है तो इसे शुद्धता से करने के लिए एमएस एक्सल हमें कई प्रकार के एनालिटिकल फीचर देता है.
इसके अंतर्गत हमें डाटा को शॉर्ट और फिल्टर करने के लिए भी बहुत सारे फीचर्स मिलते हैं. फिल्टरिंग के द्वारा हम रिपीटेड और अनवांटेड डाटा को आसानी से हटा सकते हैं जिसके लिए काफी समय लगाना पड़ता है
3. डाटा रिप्रेजेंटेशन के लिए ग्राफिक के सुविधा
एम एस एक्सेल में डाटा को विजुअल रिप्रेजेंटेशन के रूप में भी दिखाने की सुविधा देता है. किसी प्रकार के डाटा को हम कई प्रकार के ग्राफ़िक में बदल कर देख सकते हैं जैसे बार, चार्ट, कॉलम, ग्राफ इत्यादि.
इसके अलावा जब हम किसी भी डाटा को बदलते हैं तो बार या ग्राफ भी अपने आप बदल जाता है.
4. दूसरे बिजनेस एप्लीकेशन के साथ सपोर्टेड
हाल ही में रिलीज हुआ माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का नया वर्जन काफी फीचर के साथ उपलब्ध किया गया है एवं यह दूसरे बिजनेस एप्लीकेशन के साथ भी काम करता है.
इसके अपडेटेड वर्जन के द्वारा हम डाटा को किसी भी लोकेशन में अपडेट और अपलोड कर सकते हैं. साथ ही इस एप्लीकेशन को विभिन्न प्रकार के डिवाइस जैसे लैपटॉप, टेबलेट और स्मार्टफोन फोन में इस्तेमाल कर सकते हैं.
5. प्रयोग के लिए तैयार फार्मूला
एम एस एक्सेल एक ऐसा एप्लीकेशन है जिसमें गणित और लॉजिकल फंक्शन जैसे जोड़, घटाव, गुणा, भाग इत्यादि कैलकुलेशन करने के लिए बहुत सारे फार्मूले हैं.
MS Excel के उपयोग
चलिए अब जान लेते हैं इसके उपयोग क्या हैं.
- डाटा ऑर्गनाइज़ करने और उसेके रेसुररेक्शन करने में
- डाटा फ़िल्टरिंग करने में
- Goal seek analysis
- डैशबोर्ड का निर्माण
- इंटरएक्टिव चार्ट और ग्राफ़
- मैथमेटिकल फार्मूला
- एक्सेल के माध्यम से ऑटोमेशन
- डाटा एनालिसिस और इंटरप्रिटेशन
- डाटा से जुड़े काम आसानी से करने के लिए ढेर सारा फार्मूला
- फ्लेक्सिबल और उपयोगकर्ता के अनुकूल
- ऑनलाइन एक्सेस
ऑफिस में एक्सेल का क्या यूज होता है?
डाटा शीट तैयार करने के लिए मुख्य तौर पर एक्सेल का उपयोग किया जाता है. इसके अलावा इसके निम्नलिखित उपयोग हैं:
- डाटा एंट्री और स्टोरेज करने के लिए
- अकाउंट और बजट तैयार करने में
- बिज़नेस डाटा के कलेक्शन और वेरिफिकेशन में
- सचेंडुलिंग करने में
- बेहतरीन चार्ट बनाने के लिए
- ट्रेंड्स की पहचान करने में
- एडमिनिस्ट्रियल और मैनेजरियल काम में
- डाटा को इकठा
- कॉस्ट एस्टिमेशन में
- ऑनलाइन डाटा एक्सेस
