Mail Merge Kya Hai - मेल मर्ज क्या है
Mail Merge, अधिकांश डेटा प्रोसेसिंग ऐप्लीकेशन के भीतर एक फीचर होता है, जिससे यूजर्स एक ही डयॉक्युमेंट या लेटर को कई लोगों को भेज सकते हैं।
इसमें आप अपने डयॉक्युमेंट को एक ऐसे डेटाबेस से कनेक्ट करते हैं, जिसमें प्राप्तकर्ता का नाम, एड्रेस और अन्य जानकारी शामिल होती है।
सरल शब्दों में, मेल मर्ज एक फॉर्म लेटर से मास मेलिंग के लिए पर्सनल लेटर या एनवलप या मेलिंग लेबल बनाने की प्रोसेस है।
उदाहरण के लिए आपने एक लेटर लिखा हैं जिसे आपको एक ही बार में कई लोगों को भेजना हैं। तो आप इस लेटर को कॉपी-पेस्ट कर उनमें अलग-अलग नाम और एड्रेस एड करने जाएंगे तो आपका काफी समय खर्च हो जाएगा।
ऐसे समय आप एक डेटाबेस बना सकते हैं, जिसमें सभी प्राप्तकर्ता के नाम, एड्रेस और अन्य जानकारी शामिल होगी। आमतौर पर यह डेटाबेस कि फ़ाइल एक्सेल या एक्सेस कि होती हैं।
इस डेटाबेस को आप अपने लेटर डयॉक्युमेंट के साथ कनेक्ट करते हैं, फिर आप डेटाबेस के फ़ील्ड्स को इस लेटर में इन्सर्ट करते हैं। इसके बाद मेल मर्ज डेटाबेस में शामिल रिकॉर्ड के आधार पर लेटर कि उतनी कॉपी बनाता हैं और इनमें एक-एक नाम, एड्रेस या अन्य जानकारी को शामिल करता हैं।
मेल मर्ज, मुख्य रूप से कस्टमर्स, सब्सक्राइबर्स या सामान्य व्यक्तियों को बल्क में मेल भेजने की प्रोसेस को आटोमेटिक करता है।
मेल मर्ज में अपनी मेलिंग सूची कैसे बनाएं?
Create Your Mailing List in Mail Merge
How To Create Mail list in Mail Merge
मेलिंग लिस्ट आपके डेटा का सोर्स है। यह एक एक्सेल स्प्रैडशीट, आउटलुक कॉन्टैक्ट कि डिरेक्टरी, एक एक्सेस डाटाबेस या ऑफिस एड्रेस कि लिस्ट हो सकती है।
इस डेटाबेस में वह रिकॉर्ड शामिल होते हैं, जिन्हें आपको अपने लेटर में इम्पोर्ट करना हैं।
यदि आपके पास मेलिंग लिस्ट नहीं है, तो आप मेल मर्ज के दौरान इसे बना सकते हैं।
इससे पहले कि आप मेल मर्ज प्रोसेस को शुरू करें, अपने सभी डेटा रिकॉर्ड को इस डेटाबेस में भरें।
Mail Merge
क्या आप लोग जानते हैं कि Mail Merge क्या होता है या आपको इसके बारे में कोई जानकारी है। आप में से बहुत से लोगों ने पहले मेलमर्ज (Mail Merge)का उपयोग किया भी होगा। आज हम जानेंगे कि what is Mail Merge Mail merge क्या होता है और इसका उपयोग MS Word में कैसे किया जाता है।
आज से कुछ समय पूर्व जब कम्प्यूटर नहीं हुआ करते थे तो हम पत्र की सहायता से एक-दूसरे को सन्देश भेजते थे, जिसमें पत्र भेजने में हमें बहुत अधिक समय भी लगता था और पैसे भी लगते थे। लेकिन आज के समय में जब कम्प्यूटर का बहुत अधिक उपयोग होने लगा है तो हम MS Word में Mail Merge की सहायता से एक पते या डाक को अलग-अलग व्यक्तियों तक पहुँचा सकते हैं। इससे समय की बहुत अधिक बचत होती है और बहुत ही कम समय में हम Mail Merge की सहायता से अलग-अलग व्यक्तियों को भी पत्र भेज सकते हैं। तो आइये जानते हैं Mail Merge kya h और इसका upyog kase karte hai.
MS Word में मेल मर्ज क्या है:What is Mail Merge in MS word?
MS Word में मेल मर्ज (Mail Merge) वह facility है ''जिसका उपयोग करके बहुत सारे या अलग अलग लेटर्स (Invitation Card, Personal Letter, Office Letter आदि) को कम से कम समय में अनेक User को भेज सकते है। मेल मर्ज फीचर का उपयोग उस स्थिति में ज्यादा होता है, जब User को किसी एक Letter या Information को सैकडों हजारों लोगों तक पहॅुचाना होता है। मेल मेल को एक उदाहरण की सहायता से भी समझ सकते है।
जैसे कि यदि हमे एक लेटर या सूचना 500 अलग अलग व्यक्ति को उनके नाम और पते (एड्रैस) के साथ सेन्ड करना है तो ऐसी Condition में हमे 500 बार उन सभी लोगों के लिए इस लेटर या सूचना को कॉपी-पेस्ट कर उनमें अलग-अलग नाम और एड्रेस Add करने पड़ेंगे इससे तो हमारा काफी समय खर्च हो जाएगा। ऐसे समय हम एक Database बना सकते हैं, जिसमें सभी प्राप्तकर्ता के नाम, एड्रेस और अन्य जानकारी शामिल होगी। यह Database कि फ़ाइल एमएस एक्सेल (MS Excel) या एमएस एक्सेस (MS Access) की होती हैं।
इस Database को हम अपने Letter document के साथ connect करते हैं, फिर आप database के filed को इस letter में इन्सर्ट करते हैं। इसके बाद मेल मर्ज की सहायता से database में शामिल record के आधार पर letter कि उतनी copy और इनमें एक-एक नाम, एड्रेस या अन्य जानकारी को collect करता हैं।
Mail Merge मुख्य रूप से customer, subscriber या सामान्य व्यक्तियों को बल्क में mail भेजने की प्रक्रिया को automatic करता है।
मेल मर्ज फायदे क्या है? What are mail merge advantages?
- समय की बचत (Time Saver) - मेल मर्ज उस समय बहुत महत्वपूर्ण होता है, जब हमे एक जैसे बहुत सारे Document बनाने हो तथा अधिकतर Text same रहता है। लेकिन कई डॉक्यूमेंट में कोई ना कोई चीज Unique रहती है । इस प्रकार Mail merge हमारे समय तथा मेहनत को बचाता है।
- तीव्रता (Fast) - Mail merge में हम उपयोग तेजी से डाक्युमेंट को अपने प्राप्तकर्ता, स्टॉफ, कर्मचारियों को भेजने के लिए कर सकते है।
- लचीलापन (Flexibility) - मेल मर्ज का हम उपयोग कर letter पोस्टकार्ड तथा labels इत्यादि मेल में मर्ज में कर सकते साथ ही मेल मर्ज टेम्पेलेट में Custom Color ग्राफिक्, टाइपोग्राफी आदि को add सकते हैं। कुछ सुविधाओ मे हम अपनी स्वलिखित Handwriting का उपयोग Mail मर्ज में कर सकते है। यह आपको बहुत से Options प्रदान करता है।
- किफ़ायती (Cost Saving) - मेल मर्ज न हमारा समय ओर पैसे दोनों बचाता है। हमे महंगे letterhead खरीदने से बचाता है, आप मेल मर्ज की help से हम आसानी से Templates को बना कर रख सकते है एवं जरूरत पड़ने पर प्रिंट कर सकते है।
- सरलता (Do Easy) - मेल मर्ज का फायदा यह है कि मेल मर्ज का उपयोग करके कंपनी या कार्यालयो के कर्मचरियों को Standard Letter लिख कर भेज सकते है। इस कम के लिये कंपनी या कार्यालयो को बार-बार प्रत्येक नाम और एड्रैस को Manually बदलने की आवश्यकता ही नहीं होती है।Mail Merge सैंकड़ों लेटर तथा Envelope को बनाने में सक्षम होता है। यदि किसी व्यक्ति के पास letter या information भेजा जाता है तो ऐसा लगता हैं कि किसी को अलग अलग प्रकार से letter लिखा गया हो ।
- पुनः उपयोग (Reuse Templates) - MS word में मेल मर्ज का यह महत्वपूर्ण फीचर है। जो डाटा बेस में संग्रहित Name एवं address के लिए एक पर्सनल letter, Greeting कार्ड कम्युनिकेशन बनाने का कार्य करता है एवं एक बार Template उपयोग करने के बाद उसका दोबारा भविष्य में उपयोग कर सकते हैं।
- अपनी पसंद अनुसार परिवर्तन (Edit you like) - जी हां हम मेल मर्ज की सहायता से जो भी Editing या Customize करना चाहे तो उसे हम आसानी से कर सकते हैं। मेल मर्ज की सहायता से tables, graphics, Colors आदि जोड़ कर सकते हैं। इसके साथ ही हम यदि किसी फिचर को Apply करना चाहे तो सभी डाक्यूमेंट मे बार बार change करने की आवश्यकता नही main document मे change करने पर यह सभी डॉकयुमेंट मे automatic change हो जाता है।
- स्वच्छ एवं व्यवसायी (Neat & Professional) - Mail merge के विशेषता यह है कि यह आपके कार्यो को स्वच्छ एवं व्यवसायी बनाते हैं। इसके उपयोग से हम अपने Source डाटा को छोटी-छोटी इंफॅर्मेशन इकाईयों में बांट देते हैं। जिससे हम इंफॅर्मेशन के साथ Flexible हो जाते है, यह आपका कार्य को Clean प्रोफेशनल बनाता है।
- सशर्त एवं बेहतर विकल्प (Conditional Formatting & Options) - Recipient की आवश्यकता के अनुसार हम डाक्युमेंट मे Edit या कस्टमाइज कर सकते हैं साथ ही डॉक्युमेंट को अधिक formatted बनाने के विकल्प होते हैं।
- दोस्तों अब आप Mail merge फायदों के बारे में काफ़ी कुछ समझ गये ही होंगे । अब हम जानेंगे माइक्रोसाफट वर्ड (Microsoft Word) प्रोग्राम Mail Merge को इस्तेमाल कैसे करे।
मेल मर्ज का उपयोग एम.एस. वर्ड में कैसे करें? How to Use Mail Merge in MS Word?
- दोस्तों यहां आपको क्रमश : स्क्रीनशॉट की सहायता से Mail Merge बिन्दुवार बताऊँगा जिससे आप आसानी से समझ जाएंगे ।
- दोस्तों सबसे पहले आप कम्प्युटर मे एम.एस. वर्ड मे वर्ड की फ़ाइल open कीजिए । फ़ाइल open होने के बाद आपको mailing का option दिखाई दे रहा होगा उस mailing option को click कीजिये।
- इसके बाद आपको पर Start Mail Merge का एक Option दिखाई दे रहा होगा इस पर क्लिक कीजिए! क्लिक करने बाद आपको कई ऑप्शन दिखाई दे रहे होंगे।
- इनमे आपको letter, email message, Envelope, label, directory, Normally word document, Step by Step Mail Merge Wizard को आदि ऑप्शन show हो रहे होगे है, Step by Step Mail Merge Wizard के option को सिलेक्ट करें।
- यदि आप जिस डॉकयुमेंट मे काम करना चाहते हैं उसे select करे जेसे मैंने तो Letter के option को select किया है आप को सबसे नीचे Starting Document का Option दिखाई दे रहा होगा उसे click कीजिये।
- इसके बाद आपको use the Current Document option दिखाई दे रहा होगा उसे click करे नीचे Next :Select Recipients के ऑप्शन पर क्लिक कर दीजिए।
- यदि आपके पास पहले से कोई लिस्ट बनी हो तो आप उसे browse कर सकते है नही तो हमे
- एक लिस्ट तैयार करनी होगी इसके लिए Type A New List के Option को सिलेक्ट करना होगा। इसके बाद ठीक नीचे Create Button पर क्लिक करे ।
- Create Option पर Click करते ही एक Dialog open होगा । अब यहां आप को Dialog मे Title, first name, last name, company field दिखाई दे रहे होंगे है।
- यहां पर आपको उन लोगों के Name, Address, City, Pin Code क्रमश टाइप कीजिये । जिनके लिए आप यह लेटर तैयार कर रहे हैं। एक व्यक्ति का डेटा टाइप करने बाद अगले व्यक्ति के लिए New entry पर क्लिक कीजिए। इस प्रकार सभी लोगो की जानकारी लिस्ट बना लीजिये ओर उसके बाद OK बटन पर क्लिक कीजिए।
- OK बटन पर क्लिक करने पर आपके सामने इस Data को सेव करने का option show होगा तो आप इस फाइल को कम्प्यूटर मे जहा सेव करना चाहे सेव कर लीजिए। अब आपकी लिस्ट तैयार हो गयी है ।
- इसके बाद राइट साइड की विंडो पर सबसे नीचे की ओर Write your letter का एक Option है उसे क्लिक कीजिए। click करने पर आपको Main document में Greeting line, Electronic post page ओर more items के option मिलेंगे इसे आप Main document मे Insert कर सकते हो ।
- टास्क पेन बॉक्स में Next : Preview your letters पर क्लिक करते हैं। Preview your letter में, (<<) Button पर क्लिक करते हैं, जिससे पहला Record देखा जा सके और दूसरे Record पर जाने के लिए (>>) ऐरो Button पर क्लिक करते हैं। यदि आप अपने Data source में कुछ Edit करना चाहते हैं, तो Edit recipient list की सहायता से Edit कर सकते हैं। ओर लास्ट मे complete the merge को click कीजिये
- अब यहा हमारी प्रक्रिया पूरी हो जाती है और जो हमने Data source तैयार किया है, इसको Print कर सकते हैं।
- लेटर को complete टाइप करने बाद आपको यहां राइट साइड की window में Next Preview your letters के ऑप्शन पर क्लिक करना है।
- अब यदि आप पर इन लेटर को अलग-अलग करके देखना चाहते हैं, तो Edit Individual letter's पर क्लिक कीजिए। यहा आपके सामने कुछ Option शो होंगे, यदि आप सभी Letters को अलग-अलग देखना चाहते हैं तो all पर क्लिक कीजिये!
- आप देख सकते हैं जितने भी लोगों के Name, Address इत्यादि रिकार्ड तैयार किये थे। उन सभी लोगों के नेम एडेस इत्यादि के लिए अलग letter दिखाई दे रहा हैं। अब आप इन लेटर्स को Individual प्रिंट भी कर सकते हैं। साथ ही यह लेटर्स को अलग अलग प्रिंट कर इन्हें Envelope से पोस्ट भी करने को तैयार है।
तो दोस्तों इस प्रकार आपने आज सीखा कि मेल मर्ज क्या है? मेल मर्ज फायदे क्या है? मेल मर्ज का उपयोग एम.एस. वर्ड में कैसे करें? और कैसे आप Ms Word में मेल मर्ज (Mail Merge) का उपयोग कर सकते हैं। आशा करता हू की यह जानकारी आपके लिए उपयागी सिद्ध होगी। उम्मीद है कि अब आप जान गये होगे की मेल मर्ज क्या है एवं इसके क्या- क्या फायदे है ! इसी प्रकार की अन्य जानकारी के लिए आप कमेंट करके हमे बता सकते है।
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